Wat betekenen de foutcodes bij een afgekeurde declaratie?
Elke afgekeurde regel in een retourbericht krijgt een foutcode uit de Vektis-codelijst COD957. De code vertelt waar het misging: in het bestand, bij de verzekering van de patiënt, bij de zorgverlener, bij de prestatie, bij het tarief, of bij een toestemmingsverklaring. Hieronder staan ze allemaal, gegroepeerd.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 25 augustus 2026
Formaat en opbouw van het bestand
Deze codes gaan niet over de zorg maar over het bestand. Er staat iets in een veld wat er niet hoort, of juist niets waar wel iets moest staan. Ze wijzen bijna altijd op een fout in de software of in de export, niet op een fout van de praktijk.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 001 | Waarde rubriek: ten onrechte niet gevuld |
| 002 | Waarde rubriek: ten onrechte ingevuld |
| 003 | Waarde rubriek: niet numeriek |
| 004 | Waarde rubriek: niet alfabetisch |
| 005 | Waarde rubriek: onder minimum |
| 006 | Waarde rubriek: boven maximum |
| 007 | Waarde rubriek: ongeldig |
| 008 | Niet correct |
| 009 | Volgorde recordtypen is niet correct |
Datumfouten
Een datum die niet bestaat, te ver in het verleden of de toekomst ligt, of niet klopt met een andere datum in hetzelfde record.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 051 | Onjuiste datum: onbestaanbare datum |
| 052 | Onjuiste datum: datum valt vroeger dan is toegestaan |
| 053 | Onjuiste datum: datum valt later dan is toegestaan |
| 054 | Onjuiste datum: begindatum en einddatum corresponderen niet met elkaar |
De verzekering van de patiënt
De meest voorkomende groep, en de best te voorkomen. Vrijwel alles hier vang je af door het verzekeringsrecht te controleren voordat je indient.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 100 | Niet verzekerd |
| 101 | Niet verzekerd voor de hoofdverzekering |
| 102 | Niet verzekerd voor de aanvullende verzekering |
| 104 | Patiënt is niet gedurende de gehele periode verzekerd, correctie uitgevoerd |
| 108 | Niet bekend |
| 110 | BSN komt niet overeen met verzekerdengegeven |
| 120 | Verzekerdennummer komt niet overeen met verzekerdengegeven |
| 140 | Cliënt is niet verzekerd wegens overlijden |
De zorgverlener
De verzekeraar herkent jou niet als zorgverlener op die datum, of niet als bevoegd voor die verrichting. Vaak een AGB-registratie of een contract dat niet klopt.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 160 | Niet bekend als zorgverlener |
| 161 | Geen zorgverlener op behandelingsdatum |
| 162 | Zorgverlener hiervoor niet erkend of bevoegd |
| 163 | Geen zorgverlener op datum toestemmingsaanvraag |
| 164 | Behandeling/verrichting niet toegestaan in uw praktijk |
| 165 | Geen relatie bekend tussen zorgverlener in voorlooprecord en praktijk |
De prestatie zelf
De code bestaat niet, mag niet bij deze patiënt, of voldoet niet aan de voorwaarden.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 200 | Voldoet niet aan de normen voor deze behandeling/verrichting |
| 201 | Niet toegestaan voor deze verrichting |
| 202 | Niet toegestaan i.v.m. leeftijd patiënt |
| 208 | Prestatiecode niet bekend |
| 209 | Aantal prestaties niet akkoord |
| 210 | Prestatie is afgewezen; voor meer informatie, neem contact op met de zorgverzekeraar |
Tarief, bedrag en dubbel declareren
De grootste groep. Hier zitten de codes die het vaakst voorkomen in de praktijk: al gedeclareerd, verkeerd tarief, ingeschreven bij een andere huisarts.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 351 | Verkeerd tarief gehanteerd |
| 352 | Reeds gedeclareerd |
| 353 | Niet declarabel voor de opgegeven waarde |
| 356 | Maximum te claimen bedrag of aantal voor deze verrichting is al gedeclareerd |
| 357 | Declaratie is te laat ingediend |
| 362 | Bedrag niet accoord |
| 363 | Voor deze cliënt is reeds voor de aangegeven datum-tijd gefactureerd door zorgverlener |
| 364 | Passantentarief mag niet gedeclareerd worden |
| 365 | Inschrijftarief is dit kwartaal reeds betaald aan een andere huisarts |
| 366 | Verzekerde staat op naam andere huisarts ingeschreven |
| 367 | Declaratie inschrijftarief niet toegestaan |
| 368 | Deze prestatie valt niet onder het contract |
| 371 | Creditering fout: factuur onbekend |
| 372 | Creditering fout: subfactuur onbekend |
| 373 | Creditering fout: factuurregel onbekend |
| 374 | Inschrijftarief incorrect ivm met leeftijd |
| 375 | Inschrijftarief incorrect ivm achterstandswijk |
| 380 | Verzekerde is niet op de naam van de desbetreffende huisarts ingeschreven |
| 381 | Debetregel en identieke creditregel in hetzelfde bestand is niet toegestaan |
| 382 | Berekend bedrag mag niet lager zijn dan gedeclareerd bedrag |
| 383 | Indicaties Debet/Credit mogen niet verschillend zijn binnen één record |
Toestemmingsverklaring en machtiging
Er is geen geldige toestemming, of de declaratie past niet bij de toestemming die er wel is.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 500 | Niet in overeenstemming met afgegeven toestemmingsverklaring |
| 501 | Niet in overeenstemming met de verzekeringsgegevens toestemmingsverklaring |
| 502 | Geen toestemmingsverklaring afgegeven |
| 503 | Toestemmingsverklaring is vervallen |
| 504 | Valt buiten de gemachtigde periode |
| 505 | Reeds toestemming afgegeven |
| 506 | Patiënt ziet af van behandeling |
| 507 | Toestemming vervalt op verzoek zorgverlener |
| 508 | Toestemming nog niet verleend, verzekerde verscheen nog niet op het spreekuur |
| 509 | Cliëntnummer patiënt van zorgverlener niet in overeenstemming met die op de melding |
| 510 | Declaratie betreft geen Zvw-zorg |
| 511 | De prestatie OPEN wordt voor de tweede keer gedeclareerd door deze praktijk |
| 512 | De prestatie OPEN wordt ten onrechte gedeclareerd, er is niet voldaan aan NZa-voorwaarden |
Bijzondere groepen en ontbrekende documenten
Onverzekerbare vreemdelingen, verdragsgerechtigden en de documenten die daarbij horen.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 550 | Patiënt is geen onverzekerbare vreemdeling |
| 551 | Patiënt is geen vreemdeling conform artikel 122A ZVW |
| 552 | Prestatie ten onrechte gedeclareerd (geen onverzekerbare vreemdeling) |
| 553 | Getekende DAEB overeenkomst ontbreekt |
| 554 | Bankrekeningnummer is onbekend |
| 555 | Prestatie ten onrechte gedeclareerd. Patiënt is Buitenlands Verdragsgerechtigde |
| 556 | Commentaarrecords onvolledig of onjuist ingevuld |
| 557 | Er zit een fout in het prestatiekoppelnummer van de toeslag psychodiagnostiek |
| 558 | Verzekeringsbewijs ontbreekt of is onjuist |
| 559 | S2 formulier ontbreekt of is onjuist |
| 560 | Inschrijving CAK ontbreekt of is onjuist |
| 561 | Nationaliteit ontbreekt of is onjuist |
Op bestandsniveau
Deze codes gaan over de declaratie als geheel, niet over één regel.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 1001 | Afgewezen prestatie |
| 2003 | Correctie op eerder goedgekeurde prestatie |
| 9999 | Declaratie integraal afgekeurd |
Bronnen
- Vektis, codelijst COD957-VEKT — vektis.nl/standaardisatie/codelijsten/COD957-VEKT
- EI-standaard HA304/HA305 versie 4.2, declaratie huisartsenhulp
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Retouren automatisch afhandelen
Declaratiemanager leest de retourinformatie in, groepeert de afgekeurde regels per foutcode en zet de herdeclaratie klaar. Zo blijft geen regel liggen tot de termijn verlopen is.
Meer weten