Foutcode 502 en 503: geen of vervallen toestemmingsverklaring. Wat betekent dat?
Foutcode 502 betekent dat de verzekeraar geen toestemmingsverklaring heeft voor deze prestatie bij deze patiënt; 503 dat er wel een was, maar dat die op de behandeldatum was vervallen. Het gaat om prestaties waarvoor vooraf een machtiging van de verzekeraar nodig is. Zonder geldige machtiging keurt de verzekeraar de regel af, ook als de zorg terecht is geleverd.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 7 september 2026
Wanneer is een toestemmingsverklaring nodig?
Bij een beperkt aantal prestaties waarvoor de verzekeraar vooraf wil beoordelen of de zorg onder de dekking valt. Welke dat zijn, staat in de polisvoorwaarden en in het contract. Voor de meeste huisartsenzorg geldt geen machtiging; komt een 502 binnen op een gewone prestatie, dan is de prestatiecode waarschijnlijk niet de bedoelde.
Situatie
De zorg is geleverd voordat de machtiging was aangevraagd
Geen toestemming op behandeldatum
Een machtiging werkt vanaf de afgiftedatum. Overleg met de verzekeraar of een verklaring met terugwerkende kracht mogelijk is.
Situatie
De machtiging was afgegeven voor een periode die vóór de behandeldatum afliep
Foutcode 503
Vraag een nieuwe machtiging aan voor de vervolgperiode voordat je opnieuw indient.
Situatie
De prestatiecode is verkeerd gekozen en wijst op een prestatie die een machtiging vereist
Prestatiecode corrigeren
Corrigeer de code naar de bedoelde prestatie; de machtiging is dan niet meer aan de orde.
Hoe los je hem op?
Ga eerst na of de prestatie inderdaad een machtiging vereist. Zo nee, corrigeer de prestatiecode. Zo ja, controleer of er een machtiging is en of de behandeldatum binnen de geldigheid valt. Ontbreekt de machtiging of is hij verlopen, dan kun je de regel pas opnieuw indienen nadat de verzekeraar toestemming heeft gegeven.
Verwante codes
Foutcode 500 en 501 betekenen dat er wel een toestemmingsverklaring is, maar dat de declaratie er niet mee overeenkomt. Foutcode 504 zegt dat de behandeldatum buiten de gemachtigde periode valt.
Bronnen
- Vektis, codelijst COD957-VEKT — foutcodes 500 t/m 504
- EI-standaard HA304/HA305 versie 4.2
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Retouren automatisch afhandelen
Declaratiemanager leest de retourinformatie in, groepeert de afgekeurde regels per foutcode en zet de herdeclaratie klaar. Zo blijft geen regel liggen tot de termijn verlopen is.
Meer weten