Wat is declaratiesoftware voor huisartsen en hoe kies je?
Declaratiesoftware zet de zorg die je in het HIS hebt geregistreerd om in een declaratiebestand, controleert het verzekeringsrecht bij VECOZO, dient het bestand in bij de zorgverzekeraars en verwerkt de retourinformatie. Er zijn drie soorten oplossingen: de declaratiemodule in je HIS, een declaratieservice die het werk overneemt, en een losse tool die op het HIS aansluit en het proces automatiseert. Het verschil zit vooral in wat er gebeurt met afgekeurde regels en wie de administratie in handen houdt.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 7 september 2026
Wat doet declaratiesoftware precies?
Het declaratieproces van een huisartsenpraktijk bestaat uit vier stappen, en declaratiesoftware voert die in meer of mindere mate uit. Eerst worden de verrichtingen uit het HIS omgezet in een declaratiebestand volgens de EI-standaard HA304: per patiënt, per prestatie, met datum, tarief en de gegevens van de zorgverlener.
Daarna wordt per patiënt gecontroleerd of hij op de behandeldatum verzekerd was en bij welke verzekeraar. Dat is de controle op verzekeringsrecht via VECOZO. Vervolgens gaat het bestand naar de verzekeraars, ook via VECOZO. En ten slotte komt de retourinformatie terug in een HA305-bestand: per regel of hij is goedgekeurd, afgekeurd met een foutcode, of goedgekeurd met een ander bedrag.
Elke stap kan handmatig, half-automatisch of volledig automatisch. Het verschil tussen oplossingen zit niet in de eerste drie stappen, die doet vrijwel elk systeem, maar in de vierde: wat er gebeurt met de regels die terugkomen.
Welke soorten oplossingen zijn er?
In de praktijk kom je drie vormen tegen. Ze sluiten elkaar niet uit; veel praktijken combineren de module in het HIS met een service of een losse tool voor de afhandeling van retouren.
De declaratiemodule in het HIS
Elk HIS heeft een module die het declaratiebestand samenstelt en indient. Het voordeel is dat alles op één plek staat. Het nadeel is dat de afhandeling van retouren vaak beperkt is: je ziet welke regels zijn afgekeurd, maar het uitzoeken, corrigeren en opnieuw indienen is handwerk dat naast het spreekuur moet gebeuren.
Een declaratieservice of declaratiebureau
Een externe partij neemt het declareren over: zij stellen het bestand samen, dienen in en handelen de retouren af. Dat scheelt tijd en kennis in de praktijk. De keerzijde is afstand: de praktijk ziet minder van wat er gebeurt, is afhankelijk van de doorlooptijd van de service, en moet goede afspraken maken over wie welke correctie doet en wie eigenaar blijft van de administratie.
Een losse tool die op het HIS aansluit
Software die naast het HIS draait, de declaratiegegevens ophaalt, de controles en het indienen automatiseert, en de retourinformatie inleest en verwerkt. De praktijk houdt de regie en de administratie, maar het repeterende werk verdwijnt. Dit is de vorm waarbij automatisering, al dan niet met AI, het meeste oplevert: het herkennen van foutcodes, het klaarzetten van herdeclaraties en het signaleren van regels die blijven liggen.
Waar let je op bij de keuze?
De vraag is niet welke oplossing het beste is, maar welke past bij hoeveel tijd en kennis er in de praktijk is voor het declareren. Vijf punten maken het verschil.
VECOZO-machtigingen
Elke partij die namens de praktijk bij VECOZO werkt, moet daarvoor gemachtigd zijn: voor de controle op verzekeringsrecht, voor inschrijving op naam en voor het declareren. Vraag hoe de oplossing die machtigingen regelt en of de praktijk ze zelf kan intrekken.
Afhandeling van afgekeurde regels
Dit is waar het geld blijft liggen. Vraag niet of retouren worden getoond, maar wat er dan gebeurt: worden ze gegroepeerd per foutcode, wordt de oorzaak aangewezen, staat de herdeclaratie klaar, en wie bewaakt de termijn waarbinnen opnieuw indienen nog kan?
Herdeclareren en crediteren
Een afgekeurde regel corrigeer je; een goedgekeurde regel met een verkeerd bedrag crediteer je eerst en declareer je daarna opnieuw. Software die dat verschil niet kent, veroorzaakt dubbele declaraties en nieuwe afkeuringen.
Inzicht in wat is uitbetaald
Goedgekeurd is niet hetzelfde als betaald. Een oplossing moet het toegekende bedrag per regel en het totaal uit het sluitrecord naast het gedeclareerde bedrag kunnen leggen, zodat je ziet waar het verschil zit.
Wie eigenaar blijft van de administratie
Bij een service ligt de kennis buiten de deur; bij een tool blijft die in de praktijk. Beide kunnen goed werken, zolang vooraf duidelijk is wie de declaratiehistorie beheert, wie corrigeert, en wat er gebeurt als de samenwerking stopt.
Waar past Declaratiemanager in dit plaatje?
Declaratiemanager is een losse tool van de derde soort. Het sluit aan op het HIS, controleert vooraf het verzekeringsrecht en de inschrijving, dient in via VECOZO, en leest de retourinformatie in. Afgekeurde regels worden per foutcode gegroepeerd, de oorzaak wordt aangewezen en de herdeclaratie staat klaar. De praktijk blijft eigenaar van de administratie en doet zelf het minimale handwerk dat overblijft.
Het is geen vervanging van het HIS en geen bureau dat het werk uit handen neemt. Het is bedoeld voor praktijken die de regie willen houden maar niet de uren hebben om elk retourbericht na te lopen.
Bronnen
- EI-standaard HA304/HA305 versie 4.2, standaardbeschrijving declaratie huisartsenhulp
- Vektis, codelijst COD957-VEKT (foutcodes)
- VECOZO, ondersteuning declareren en machtigingen
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Zien hoe Declaratiemanager retouren afhandelt
Meld je aan voor early access, dan laten we zien wat er met de retourinformatie van jouw praktijk gebeurt.
Meld je aan