Welke VECOZO-autorisaties moet je instellen om te kunnen declareren?
Je software werkt namens jouw praktijk bij VECOZO, en daarvoor moet jij die partij expliciet machtigen. Dat regel je met een externe toestemmingsverklaring in VECOZO, per dienst: inschrijving op naam, controle op verzekeringsrecht en declareren. Ontbreekt een van die machtigingen, dan faalt precies dat onderdeel — vaak zonder duidelijke melding in je eigen systeem.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 25 augustus 2026
Waaraan merk je dat er een machtiging ontbreekt?
Zelden aan een foutmelding die zegt wat er aan de hand is. Meestal merk je het aan het gevolg: inschrijvingen die niet doorkomen, verzekeringscontroles die niets opleveren, of declaraties die blijven hangen.
Het vervelende is dat het effect pas weken later zichtbaar wordt in je retourinformatie. Een patiënt die niet op jouw naam is ingeschreven levert bij de volgende declaratie foutcode 365 of 366 op, en dan zoek je de oorzaak bij de declaratie terwijl hij bij de autorisatie zit.
Situatie
Inschrijvingen op naam mislukken zonder duidelijke reden
Controleer de ION-machtiging
Zonder ION-rechten kan je software geen patiënten op jouw naam inschrijven bij VECOZO.
Situatie
Verzekeringscontroles leveren niets op
Controleer de COV-machtiging
Zonder deze rechten kan er niet vooraf gecontroleerd worden, en loop je onnodig tegen foutcode 100 en 101 aan.
Situatie
Declaraties komen niet aan bij de verzekeraar terwijl het bestand goed is
Controleer de declaratiemachtiging
Het indienen zelf vraagt een eigen machtiging.
Waarom ligt dit bij de praktijk en niet bij de leverancier?
Omdat VECOZO de machtiging koppelt aan jouw AGB-code. Alleen de praktijk kan bepalen wie namens haar mag handelen; een softwareleverancier kan dat niet voor je regelen, hoe graag hij ook zou willen.
Dat is ook precies de bedoeling. Het gaat om toegang tot verzekeringsgegevens van je patiënten en om het indienen van declaraties op jouw naam. Die sleutel hoort bij jou te liggen.
Wat als het toch misgaat na het instellen?
Dan is het meestal geen autorisatieprobleem meer maar iets in de software of in de verbinding. Dat is het punt waarop je leverancier het overneemt: technische foutcodes rond inschrijving en verbinding zijn niets waar een praktijk zelf iets mee kan.
Loop wel eerst je machtigingen na. Dat kost een paar minuten en het scheelt een supportvraag die anders dagen kan duren.
Bronnen
- VECOZO, stappenplan externe toestemmingsverklaring instellen
- Vektis, codelijst COD957-VEKT — foutcodes 365, 366, 380
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Retouren automatisch afhandelen
Declaratiemanager leest de retourinformatie in, groepeert de afgekeurde regels per foutcode en zet de herdeclaratie klaar. Zo blijft geen regel liggen tot de termijn verlopen is.
Meer weten