Hoe voorkom je dat afgekeurde regels blijven liggen?
Behandel afgekeurde regels als werkvoorraad met een eigenaar en een termijn, niet als uitzondering die er tussendoor bij komt. Regels die blijven liggen verlopen stilletjes, en dan is het geld weg om een reden die niets met de zorg te maken heeft.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 25 augustus 2026
Waarom blijven regels liggen?
Omdat retourinformatie in batches binnenkomt en de eerste tien regels worden opgepakt terwijl de rest wacht. Dat werkt zolang het er tien zijn. Bij honderd is er altijd een staart die niemand meer bekijkt.
Er zit bovendien geen prikkel op. Een afgekeurde regel meldt zich niet opnieuw, er belt geen patiënt over, en in het HIS ziet de zorg er gewoon afgehandeld uit. Pas bij de jaarrekening valt op dat er omzet ontbreekt, en dan is de termijn allang verstreken.
Situatie
Een regel is afgekeurd, opzij gezet om uit te zoeken, en daarna vergeten
Foutcode 357 in het verschiet
Buiten de termijn is er weinig meer aan te doen. Voorkomen is hier de enige oplossing.
Situatie
Dezelfde foutcode komt elke maand terug op tientallen regels
Structurele oorzaak
Los dan niet de regels op maar de oorzaak. Eén verkeerde instelling levert maandenlang dezelfde afkeuring op.
Wat helpt wel?
Groeperen op foutcode in plaats van op patiënt. Vijftig regels met dezelfde code hebben meestal dezelfde oorzaak en dus dezelfde oplossing; één voor één afhandelen is vijftig keer hetzelfde uitzoekwerk.
En een termijn per regel, zodat zichtbaar is wat er bijna verloopt. Zonder die zichtbaarheid is er geen verschil tussen een regel van vorige week en een van vorig jaar.
Declaratiemanager doet dit automatisch: retourinformatie wordt ingelezen, regels worden gegroepeerd per foutcode en de herdeclaratie staat klaar. Dat is precies het werk waar in de praktijk niemand aan toekomt.
Bronnen
- Vektis, codelijst COD957-VEKT — foutcode 357
- EI-standaard HA304/HA305 versie 4.2
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Retouren automatisch afhandelen
Declaratiemanager leest de retourinformatie in, groepeert de afgekeurde regels per foutcode en zet de herdeclaratie klaar. Zo blijft geen regel liggen tot de termijn verlopen is.
Meer weten