Waarom is mijn hele bestand afgekeurd door één fout?
Omdat er twee niveaus van controle zijn. Zit de fout in het voorloop- of sluitrecord — de kop en de staart van het bestand — dan kan de verzekeraar niets verwerken en gaat alles retour. Zit de fout in een prestatieregel, dan wordt alleen die regel afgekeurd en de rest gewoon uitbetaald.
Thony Ruys · voormalig chirurg, medeoprichter van Medori · 25 augustus 2026
Hoe is een declaratiebestand opgebouwd?
Een bestand begint met een voorlooprecord met gegevens over de afzender en de periode, daarna volgen per patiënt een verzekerdenrecord en een of meer prestatierecords, en het eindigt met een sluitrecord met de totalen.
Die opbouw is hiërarchisch. Wordt een bovenliggend record afgekeurd, dan worden de records eronder wel meegestuurd maar niet inhoudelijk beoordeeld. Je ziet ze dan terug met een verwijzing in plaats van een eigen foutcode.
Situatie
Er zit een fout in het voorlooprecord
Alles retour
Niets is beoordeeld. Herstel de fout en stuur het complete bestand opnieuw.
Situatie
Het sluitrecord ontbreekt of klopt niet
Alles retour
De foutcode staat dan in het voorlooprecord, ook al zit het probleem aan het eind.
Situatie
Eén prestatieregel is afgekeurd
Alleen die regel
De rest van het bestand wordt gewoon verwerkt en uitbetaald.
Waarom staat er soms geen foutcode bij een regel?
Omdat die regel niet is beoordeeld. Als het verzekerdenrecord erboven is afgekeurd, hebben de prestaties eronder geen eigen oordeel gekregen — ze zijn alleen meegestuurd zodat je ziet wat er bij hoorde.
Los dan eerst het bovenliggende record op. De regels eronder kunnen daarna alsnog goedgekeurd worden zonder dat er iets aan mankeerde.
Bronnen
- EI-standaard HA304/HA305 versie 4.2, standaardbeschrijving declaratie huisartsenhulp, hoofdstuk 6
- Vektis, codelijst COD027 (code verwerking) en COD957 (foutcodes)
Over de auteur
Thony Ruys is voormalig chirurg en medeoprichter van Medori. Als arts liep hij zelf tegen de administratie aan: tijdens het spreekuur ligt de aandacht bij de patiënt, en de declaratie schuift door tot het werk blijft liggen. Dat is het probleem waar Medori aan werkt. Lees ons verhaal.
Retouren automatisch afhandelen
Declaratiemanager leest de retourinformatie in, groepeert de afgekeurde regels per foutcode en zet de herdeclaratie klaar. Zo blijft geen regel liggen tot de termijn verlopen is.
Meer weten