VECOZO: declaratie afgewezen, wat nu?

VECOZO beoordeelt de inhoud van je declaratie niet. Het controleert, in de woorden van VECOZO zelf, 'of de declaratie herkenbaar en leesbaar is, de juiste versie en grootte heeft, of de indiener, afzender en geadresseerde aangesloten en geautoriseerd zijn en of het bestand voldoet aan de standaard opgesteld door Vektis'. Slaagt dat, dan gaat het bestand door naar de verzekeraar. Slaagt het niet, dan krijgt het bericht de status 'Afgekeurd door dienst' en komt er niets bij de verzekeraar aan.

Bij zo'n technische afkeuring staat de reden als foutcode bij het bericht in het Berichtloket. Dat zijn andere codes dan de afwijsredenen van de verzekeraar; ze gaan over het bestand, niet over de zorg. VECOZO verwijst voor de oplossing naar je softwareleverancier, en dat klopt: de fout zit in de export, niet in de declaratie.

In hetzelfde portaal waarin je hebt ingediend. Dien je in via de dienst Declareren, dan staat de retourinformatie in het Berichtloket bij de declaratie; je zoekt op referentienummer, periode, type of status. Sommige verzekeraars sturen daarnaast aanvullende retourinformatie met uitleg over de financiële afhandeling. Die herken je in het declaratieloket aan een plusje bij het euroteken.

Let op de bewaartermijn: 'Na het downloaden van het bestand met de retourinformatie (de payload) is deze nog 24 uur beschikbaar. Daarna wordt het automatisch verwijderd.' Zorg dus dat je software het retourbestand meteen verwerkt, of bewaar het zelf. Is het weg, dan kan VECOZO het op verzoek opnieuw aanbieden, maar dat kost een extra ronde.

Bij een technische afkeuring bij je softwareleverancier, want daar zit de fout. Bij een inhoudelijke afkeuring bij de verzekeraar, want die heeft het oordeel geveld. VECOZO zegt het zelf: voor inhoudelijke vragen 'verwijzen wij u naar de (website van de) betreffende zorgverzekeraar'.

Elke verzekeraar heeft daarvoor een eigen route, en die verschillen meer dan je zou verwachten. De ene publiceert per afwijscode een uitlegpagina, de andere heeft een telefoonnummer dat drie ochtenden per week open is, en bij een derde staan de eigen afwijscodes alleen in de afrekenspecificatie en niet in het retourbericht. Per verzekeraar staat het uitgewerkt in de artikelen hieronder.